Yıllık bakım sözleşmesi, iklimlendirme cihazlarının bakımını ve arıza müdahalesini bir yıl boyunca belirli kurallarla tek bir firmaya bağlayan sözleşmedir. İyi yazılmış bir sözleşme tesis yöneticisinin işini kolaylaştırır; kötü yazılmış bir sözleşme ise ilk ciddi arızada "bu kapsamda değil" tartışmasına dönüşür.
Sahada en sık gördüğümüz sorun, sözleşmenin tek sayfalık bir fiyat teklifinden ibaret olmasıdır. Aşağıdaki kontrol listesi, imzadan önce sözleşmenizde bulunması gereken başlıkları sırayla gösterir.
Sözleşmenin temeli neden cihaz envanteridir?
Cihaz envanteri, sözleşme kapsamındaki her cihazın marka, model, kapasite, seri numarası, konum ve soğutucu akışkan tipiyle listelendiği ektir. Envanteri olmayan bir sözleşmede hangi cihazın kapsamda olduğu belirsiz kalır.
Envanterde split klimadan chiller'a kadar tüm cihazlar ayrı satır olarak yer almalı. VRF sistemlerde dış ünite ve iç ünite sayısı ayrı yazılmalı, chiller ve klima santrallerinde pompalar, vanalar ve kontrol panoları da belirtilmeli. Envanter ilk ziyarette yerinde doğrulanır ve her yıl güncellenir.
Envantere cihazların yaşını ve bilinen kronik arızalarını da ekletin. Bu bilgi, hangi cihaz için yedek parça stoku gerektiğini baştan gösterir.
Ziyaret sıklığı cihaz tipine göre nasıl belirlenir?
Ziyaret sıklığı, cihazın tipine, çalışma saatine ve kritikliğine göre belirlenmelidir; tüm cihazlara aynı takvimi uygulamak doğru değildir. Ofisteki bir split klima ile 7/24 çalışan bir sistem odası klimasının bakım ihtiyacı farklıdır.
| Cihaz | Genel bakım sıklığı | Not |
|---|---|---|
| Split ve kaset klima | Yılda 2 kez | Sezon öncesi soğutma ve ısıtma |
| VRF sistemleri | Yılda 2–4 kez | Kullanım yoğunluğuna göre |
| Chiller | 3 ayda bir veya aylık kontrol | Kış hazırlığı ayrı ziyaret |
| Klima santrali ve fancoil | Yılda 2–4 kez | Filtre değişimi ortama göre daha sık |
| Hassas klima | Aylık veya 3 ayda bir | Kritik alanlarda alarm takibi |
Bu aralıklar genel bir başlangıç noktasıdır. Üretici bakım talimatı ve tesisin çalışma koşulları esas alınarak sözleşmede cihaz bazında yazılmalıdır.
Ziyaret tarihlerinin yıl başında takvime bağlanması da işe yarar. Soğutma sezonu öncesi bakımın nisan-mayıs, ısıtma sezonu öncesi bakımın eylül-ekim aylarına denk getirilmesi, cihazların yoğun dönemde arızalanma riskini azaltır. Tozlu, mutfak yakını veya üretim alanındaki cihazlarda filtre kontrolü için ara ziyaretler eklenmelidir.
Her ziyarette hangi işler yapılmalı?
Sözleşmede "periyodik bakım yapılacaktır" demek yetmez; her cihaz tipi için yapılacak işler madde madde yazılmalıdır. Bu liste, bakımın gerçekten yapılıp yapılmadığını denetlemenin tek yoludur.
- Filtre temizliği veya değişimi
- İç ve dış ünite batarya temizliği
- Drenaj tavası ve hattının kontrolü
- Emme ve basma basınçları, kızgınlık ve aşırı soğutma ölçümü
- Kompresör ve fan motoru akım ölçümü
- Elektrik bağlantılarının sıkılık kontrolü
- Kayış, rulman ve titreşim kontrolü (santral, rooftop)
- Su giriş-çıkış sıcaklıkları ve debi kontrolü (chiller, fancoil)
- Alarm geçmişinin okunması ve kaydı
Ölçüm yapılmadan geçen bir bakım ziyareti, çoğu zaman yalnızca filtre temizliğinden ibarettir. Sözleşmede hangi değerlerin ölçüleceği açıkça yazılırsa bu risk ortadan kalkar.
Arıza müdahale süresi neden yazılı olmalı?
Müdahale süresi, arıza bildiriminden teknisyenin sahaya ulaşmasına kadar geçen azami süredir ve sözleşmede saat olarak yazılmalıdır. "En kısa sürede" ifadesi ölçülemez, dolayısıyla denetlenemez.
Kritik ve kritik olmayan arızalar için farklı süreler belirlemek mantıklıdır. Örneğin sistem odası veya ameliyathane klimasında birkaç saat, ofis klimasında ertesi iş günü makul olabilir. Mesai dışı, hafta sonu ve bayram günlerinde müdahalenin nasıl yapılacağı ve ek ücret olup olmadığı da yazılmalıdır.
Müdahale süresi kadar çözüm süresi de önemlidir. Teknisyen zamanında gelse bile parça tedariki haftalar sürebilir. Bu nedenle sözleşmede geçici çözüm yükümlülüğü, örneğin kritik alanda yedek cihaz sağlanması veya sistemin kısmi kapasiteyle çalıştırılması, ayrıca tanımlanmalıdır.
Sözleşmenizi birlikte hazırlayalım
Cihazlarınızı yerinde görüp envanter, bakım takvimi ve müdahale süresini içeren bir sözleşme taslağı sunalım.
Arıza bildirimi için tek bir telefon numarası, e-posta adresi ve bildirim formu belirlenmeli. Her bildirime bir kayıt numarası verilmesi, müdahale süresinin sonradan doğrulanabilmesini sağlar.
Parça, gaz ve sarf malzemesi dahil mi?
Sözleşme bedelinin neyi kapsadığı, sonradan çıkan anlaşmazlıkların en büyük kaynağıdır. Bu nedenle işçilik, sarf malzemesi, yedek parça ve soğutucu akışkan ayrı ayrı ele alınmalıdır.
- Sarf malzemesi: Filtre, kayış, temizlik kimyasalı gibi kalemlerin dahil olup olmadığı yazılmalı.
- Yedek parça: Parça hariçse, sözleşme süresince geçerli bir birim fiyat listesi veya iskonto oranı eklenmeli.
- Soğutucu akışkan: Gaz şarjının kilogram bazında nasıl fiyatlanacağı ve kaçak tespitinin kapsamda olup olmadığı belirtilmeli.
- Büyük onarımlar: Kompresör değişimi gibi işlerin ayrı teklifle yapılacağı açıkça yazılmalı.
Raporlama ve kayıt nasıl olmalı?
Her bakım ziyaretinin sonunda cihaz bazında ölçüm değerlerini, yapılan işleri, tespit edilen sorunları ve önerileri içeren yazılı bir rapor teslim edilmelidir. Rapor, bakımın kanıtı ve bir sonraki ziyaretin karşılaştırma noktasıdır.
Raporların yıllar içinde aynı formatta tutulması önemlidir. Kompresör akımındaki yavaş artış veya basınçlardaki kayma ancak bu sayede fark edilir. Bunun neden önemli olduğunu chiller kompresör arıza belirtileri yazımızda ayrıntılı anlattık.
Raporda ayrıca F-gaz mevzuatı gereği tutulması gereken kaçak kontrol kayıtları da yer almalıdır. Soğutucu akışkan miktarı belirli eşiklerin üzerindeki cihazlarda bu kayıtlar yasal bir yükümlülüktür.
Yıl sonunda bir özet rapor istemek de faydalıdır. Bu raporda toplam arıza sayısı, en çok arıza veren cihazlar, değiştirilen parçalar ve gelecek yıl için yenileme önerileri yer alır. Bütçe planlaması bu özet üzerinden çok daha sağlıklı yapılır.
İmzadan önce son kontroller
Sözleşmeyi imzalamadan önce firmanın yetki ve belgelerini, sigortasını ve teknisyenlerinin sertifikalarını kontrol edin. Hangi soruları sormanız gerektiğini teknik servis seçerken sorulması gereken 8 soru yazımızda listeledik.
Sözleşme süresi, fiyat güncelleme koşulu, fesih şartları ve iletişim kişileri de yazılı olmalı. Kamu kurumlarında bu başlıklar teknik şartnamede yer alır; özel sektörde ise sözleşmenin ekinde bulunmalıdır.
YOİ Mühendislik olarak yıllık bakım sözleşmelerimizde envanter, cihaz bazında iş listesi, yazılı müdahale süresi ve ölçümlü raporu standart olarak sunuyoruz. Kapsam ve bedel, ilk keşifte cihazlar yerinde görülerek belirlenir.
Sık sorulan sorular
Yıllık bakım sözleşmesi ile tek seferlik bakım arasındaki fark nedir?
Tek seferlik bakımda yalnızca o ziyaret yapılır. Yıllık sözleşmede ise takvimli ziyaretler, arızada öncelikli ve yazılı süreli müdahale, sözleşmeli parça fiyatı ve yıllar içinde karşılaştırılabilir ölçüm kayıtları bulunur.
Sözleşmeye yedek parça dahil edilmeli mi?
İki yol da mümkündür. Parça dahil sözleşmeler bütçeyi sabitler ama bedeli yükselir; parça hariç sözleşmelerde ise yıl boyunca geçerli bir birim fiyat listesi veya iskonto oranı mutlaka eklenmelidir.
Bakım raporunda hangi değerler olmalı?
En az emme ve basma basınçları, kompresör ve fan akımları, iç ve dış hava sıcaklıkları, su giriş-çıkış sıcaklıkları (sulu sistemlerde) ve alarm geçmişi yer almalıdır. Değerler cihaz bazında ve her ziyarette aynı formatta kaydedilmelidir.
Müdahale süresi kaç saat olmalı?
Cihazın kritikliğine göre değişir. Sistem odası, hastane veya üretim alanı gibi kritik yerlerde birkaç saat, ofis ve konut kullanımında ertesi iş günü genellikle makul kabul edilir; süre sözleşmede saat olarak yazılmalıdır.
Chiller, fancoil, klima santrali, VRF, klima, hassas klima, gaz kaçak kontrol ve teknik servis formları.Formları görün