Kamu binalarında iklimlendirme bakım ihalesi hazırlığı

Hastane, okul, üniversite, belediye ve bakanlık binalarındaki iklimlendirme sistemleri çoğu zaman yüzlerce cihazdan oluşur: split klimalar, VRF sistemleri, chiller'lar, fancoil'ler, klima santralleri ve sistem odası klimaları. Bu cihazların bakımı kamu kurumlarında genellikle yıllık bir ihaleyle yükleniciye verilir.

İhalenin kalitesi, bir yıl boyunca alınacak hizmetin kalitesini doğrudan belirler. Bu yazıda idarenin teknik birimlerinin ihale öncesinde hazırlaması gerekenleri ve isteklilerin dikkat etmesi gereken noktaları sahadaki deneyimimizle özetliyoruz. Yasal süreçlerin ayrıntısı için her zaman yürürlükteki mevzuat ve Kamu İhale Kurumu düzenlemeleri esas alınmalıdır.

Kamu bakım ihalesi hangi mevzuata tabidir?

Kamu kurumlarının iklimlendirme bakım-onarım alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılır ve işin niteliğine göre çoğunlukla hizmet alımı olarak ihale edilir. Sözleşme aşaması ise 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu'na tabidir.

Uygulamanın ayrıntıları Kamu İhale Kurumu'nun (KİK) hizmet alımlarına ilişkin uygulama yönetmeliği, tip şartnameleri ve tip sözleşmeleriyle düzenlenir. İhale ilanı, doküman temini, elektronik teklif ve sonuç bildirimi Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden yürütülür. Usul olarak genellikle açık ihale kullanılır; küçük tutarlı işlerde mevzuattaki parasal sınırlar içinde doğrudan temin yoluna da gidilebilir.

İhaleden önce neden cihaz envanteri çıkarılmalı?

Cihaz envanteri, ihalenin miktar cetvelinin ve yaklaşık maliyetin dayanağıdır; envanter yanlışsa teklifler de, sözleşme de yanlış olur. Kamu binalarında en sık gördüğümüz sorun, yıllar önce hazırlanmış ve güncellenmemiş cihaz listeleridir.

Envanter her cihaz için şu bilgileri içermelidir: cihaz tipi, marka ve model, kapasite, soğutucu akışkan tipi, montaj yılı, bulunduğu bina ve kat, çalışma şekli (mevsimlik veya 7/24) ve bilinen arızalar. VRF sistemlerde dış ve iç ünite sayıları ayrı yazılmalı; chiller ve santrallerde pompa, vana ve otomasyon bileşenleri de listelenmelidir.

Envanteri ihaleden birkaç ay önce, mümkünse bir önceki yılın yüklenicisinden alınan bakım raporlarıyla karşılaştırarak güncelleyin. Kaldırılmış, eklenmiş veya hurdaya ayrılmış cihazlar bu sırada ortaya çıkar.

Teknik şartnamede neler yer almalı?

Teknik şartname, yüklenicinin her cihazda ne yapacağını, ne sıklıkla yapacağını ve nasıl raporlayacağını ölçülebilir biçimde tanımlayan belgedir. "Bakım yapılacaktır" gibi genel ifadeler, kabul aşamasında denetlenemez.

• Bakım periyotları: Cihaz tipine göre yılda kaç ziyaret yapılacağı ve sezon öncesi bakım tarihleri.
• İş kalemleri: Filtre temizliği veya değişimi, batarya temizliği, drenaj kontrolü, basınç, akım ve sıcaklık ölçümleri, elektrik bağlantı kontrolü.
• Arıza müdahale süresi: Kritik alanlar (ameliyathane, yoğun bakım, sistem odası) ve diğer alanlar için ayrı ayrı, saat olarak.
• Yedek parça ve sarf: Fiyata dahil olan ve olmayan kalemler, parça bedellerinin nasıl hesaplanacağı.
• Soğutucu akışkan: Gaz şarjının kapsamı ve kaçak kontrol kayıtlarının tutulması.
• Raporlama: Her ziyarette cihaz bazında ölçüm formu ve yıl sonu özet rapor.
• Personel: Teknisyenlerde aranacak sertifikalar ve İSG eğitimleri.

Bu başlıkların sözleşmeye nasıl yansıması gerektiğini yıllık bakım sözleşmesi kontrol listesi yazımızda ayrıca anlattık. Kamu ihalesinde aynı başlıklar teknik şartnamenin ve sözleşme tasarısının içinde yer alır.

Teknik şartnamede belirli bir marka veya model istenmemesi gerekir. Kamu ihale mevzuatının rekabet ve eşit muamele ilkeleri gereği, teknik özellikler belirli bir markayı işaret etmeyecek biçimde yazılır; bunun kaçınılmaz olduğu durumlarda "veya dengi" ifadesine yer verilir. Yedek parçaların cihazla uyumlu, orijinal veya eşdeğer nitelikte olması ise ayrıca istenebilir.

Yaklaşık maliyet nasıl hesaplanır?

Yaklaşık maliyet, idarenin ihale konusu işin piyasa koşullarındaki bedelini önceden belirlemek için yaptığı hesaptır ve ihale sürecinde gizli tutulur. Hesap genellikle piyasa fiyat araştırması, benzer işlerin önceki sözleşme bedelleri ve ilgili kurumların birim fiyatları kullanılarak yapılır.

Bakım işlerinde en sağlıklı yöntem, cihaz tipi ve kapasite grubuna göre birim fiyat oluşturmaktır. Örneğin split klimalar kapasite aralıklarına, VRF sistemler dış ünite kapasitesine, chiller'lar soğutma kapasitesine göre gruplanır. Yedek parça için ayrı bir kalem açılacaksa, öngörülen miktarın geçmiş yılların arıza kayıtlarına dayanması gerekir.

Gerçekçi olmayan düşük bir yaklaşık maliyet, ciddi isteklilerin ihaleye girmemesine ve yıl içinde bakımın kâğıt üzerinde kalmasına yol açar. Fiyat araştırmasında istenen kapsamın tam olarak tarif edilmesi, gelen fiyatların karşılaştırılabilir olmasını sağlar.

Benzer iş ve iş deneyim belgesi nasıl tanımlanmalı?

Benzer iş tanımı, isteklinin daha önce yaptığı ve iş deneyim belgesiyle kanıtlayacağı işlerin hangi nitelikte olması gerektiğini belirler. Tanım, işin gerektirdiği deneyimi güvence altına alacak kadar net, rekabeti gereksiz yere kısıtlamayacak kadar geniş olmalıdır.

"Yalnızca belirli bir marka chiller bakımı" gibi dar bir tanım, katılımı birkaç firmaya indirebilir. Buna karşılık "her türlü bakım" gibi çok geniş bir tanım, iklimlendirme deneyimi olmayan firmaların da yeterlik almasına yol açabilir. Kamu işlerinde düzenlenen iş deneyim belgeleri EKAP üzerinden kayıt altına alındığı için idare, sunulan belgeleri bu kayıtlarla doğrulayabilir.

Bunun yanında isteklilerden TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi, kalite ve iş sağlığı güvenliği yönetim sistemi belgeleri gibi işin niteliğine uygun belgeler istenebilir. İstenen belgelerin mevzuatta yeterlik kriteri olarak kullanılmasına izin verilen belgeler arasında olup olmadığı ihale dokümanı hazırlanırken kontrol edilmelidir.

Sözleşme süresince bakım nasıl denetlenir?

Bakımın denetimi, teknik şartnamede tanımlanan iş kalemlerinin ve ölçüm formlarının her ziyarette kontrol edilmesiyle yapılır. Denetim ne kadar somut kriterlere dayanırsa, kabul ve hak ediş süreci o kadar az tartışmalı olur.

Pratikte idarenin teknik personeli, bakım ziyaretlerine belirli aralıklarla eşlik eder ve ölçüm formlarındaki değerleri rastgele seçilen cihazlarda yerinde doğrular. Arıza bildirimleri bir kayıt sistemiyle numaralandırılır; bildirim saati ile teknisyenin sahaya ulaşma saati kayda geçer. Böylece müdahale süresine uyulup uyulmadığı belgelenir.

Muayene ve kabul işlemlerinde bu kayıtlar esas alınır. Yıl sonunda hazırlanan özet rapor ise bir sonraki yılın envanterini, yaklaşık maliyetini ve yenileme ihtiyacını belirlemek için idareye değerli bir veri sağlar. Sağlıklı bir döngü kurulduğunda her yılın ihalesi bir öncekinden daha isabetli hazırlanır.

İstekliler ihaleye nasıl hazırlanmalı?

İstekli açısından hazırlık, ihale dokümanını EKAP'tan indirip dikkatle okumak ve mümkünse ihaleden önce sahadaki cihazları görmekle başlar. Envanterdeki cihazların gerçek durumu, teklif fiyatını doğrudan etkiler.

Teklif hazırlanırken iş deneyim belgelerinin, teminat mektubunun ve istenen diğer belgelerin geçerlilik süreleri kontrol edilmeli; birim fiyat teklif cetvelinde her kalemin maliyeti gerçekçi biçimde hesaplanmalıdır. Aşırı düşük fiyat, idarenin aşırı düşük teklif sorgulamasıyla karşılaşabilir ve teklifin açıklanması gerekir. Sözleşme imzalandıktan sonra ise teknik şartnamedeki raporlama ve müdahale süresi yükümlülükleri, hak edişlerin ve kabulün temelini oluşturur.

Yüklenici seçiminde belgelerin ötesinde hangi soruların önemli olduğunu teknik servis seçerken sorulması gereken 8 soru yazımızda topladık.

YOİ Mühendislik, kamu kurumlarının ve özel sektörün iklimlendirme bakım-onarım ihalelerine katılıyor. TSE HYB, ISO belgeleri ve İSG eğitimli ekibimizle kamu ihaleleri ve kurumsal sözleşmeler kapsamında Türkiye genelinde hizmet veriyoruz.